Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

Spread the love

newsdesk@globenewswire.com (NewsDesk)

eQ Oyj Pörssitiedote

4.2.2022, klo 8:20


eQ Oyj:n varsinainen yhtiökokous järjestetään keskiviikkona 23.3.2022 klo 12:00 alkaen eQ-konsernin toimitiloissa. Yhtiön osakkeenomistajat voivat osallistua kokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan vain äänestämällä ennakkoon sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon. Fyysinen osallistuminen ei ole mahdollista koronapandemiaan liittyvien varotoimien vuoksi. Ohjeet osakkeenomistajille löytyvät tämän kutsun osasta C Ohjeita kokoukseen osallistuville.  

Yhtiön hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta kokousmenettelystä 8.5.2021 voimaan tulleen väliaikaisen lain (375/2021) nojalla. Koronapandemian leviämisen rajoittamiseksi yhtiö on päättänyt ryhtyä väliaikaisen lain mahdollistamiin toimiin, jotta yhtiökokous voidaan pitää ennakoitavalla tavalla huomioiden osakkeenomistajien, yhtiön henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus.

Yhtiökokouksen jälkeen samana päivänä 23.3.2022 klo 17:00 alkaen järjestetään videoyhteyden välityksellä erillinen toimitusjohtajan esitys, jonka jälkeen osakkeenomistajat voivat esittää kysymyksiä. Linkki videoyhteyteen tulee olemaan saatavilla yhtiön internetsivuilta www.eq.fi. Osakkeenomistajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että toimitusjohtajan esitys ei ole osa yhtiökokousta eivätkä esitettävät kysymykset ole osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä.

A. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

Yhtiökokouksen puheenjohtajana toimii asianajaja Marko Vuori. Mikäli Marko Vuorella ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia puheenjohtajana, hallitus nimeää puheenjohtajaksi parhaaksi katsomansa henkilön.

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

Pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimi yhtiön lakiasiainjohtaja Juha Surve. Mikäli Juha Survella ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia pöytäkirjan tarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, hallitus nimeää pöytäkirjan tarkastajaksi ja ääntenlaskun valvojaksi parhaaksi katsomansa henkilön.

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

Kokoukseen osallistuviksi osakkeenomistajiksi katsotaan ne osakkeenomistajat, jotka ovat äänestäneet ennakkoon ennakkoäänestysajan kuluessa ja joilla on osakeyhtiölain 5 luvun 6 ja 6 a §:n mukaan oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Ääniluettelo vahvistetaan Euroclear Finland Oy:n ja Innovatics Oy:n toimittamien tietojen perusteella.

6. Vuoden 2021 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoon äänestämällä, yhtiön viimeistään 2.3.2022 julkistama tilinpäätös, toimintakertomus sekä tilintarkastuskertomus, jotka ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla, katsotaan esitetyksi yhtiökokoukselle.

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen sekä päättäminen varojen jakamisesta sijoitetun vapaan oman pääoman rahastosta

Emoyhtiön jakokelpoiset varat 31.12.2021 olivat yhteensä 64.090.948,98 euroa, josta voittovaroja 41.698.740,48 euroa ja jakokelpoisia varoja sijoitetun vapaan oman pääoman rahastossa 22.392.208,50 euroa.

Hallitus esittää yhtiökokoukselle, että osinkoa jaetaan 0,97 euroa osaketta kohden. Esitystä vastaava osinko laskettuna tilinpäätöshetken osakemäärällä on yhteensä 38.443.232,06 euroa. Lisäksi hallitus esittää yhtiökokoukselle, että pääomanpalautusta sijoitetun vapaan oman pääoman rahastosta jaetaan 0,03 euroa osaketta kohden. Esitystä vastaava pääomanpalautus laskettuna tilinpäätöshetken osakemäärällä on yhteensä 1.188.965,94 euroa. Osinko ja pääomanpalautus maksetaan sille, joka on merkitty täsmäytyspäivänä 25.3.2022 osakkeenomistajaksi Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään eQ Oyj:n osakasluetteloon. Hallitus esittää osingon ja pääomanpalautuksen maksupäiväksi 1.4.2022.

Yhtiön taloudellisessa asemassa ei tilikauden päättymisen jälkeen ole tapahtunut olennaisia muutoksia. Ehdotettu osingonjako ja pääomanpalautus eivät hallituksen näkemyksen mukaan vaaranna yhtiön maksukykyä.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle tilikaudelta 1.1.–31.12.2021

10. Toimielinten palkitsemisraportin käsittely

Hallitus esittää yhtiökokoukselle yhtiön toimielinten palkitsemisraportin. Toimielinten palkitsemisraportti tullaan julkistamaan pörssitiedotteella viimeistään 2.3.2022 yhdessä vuosikertomuksen kanssa sekä yhtiön verkkosivuilla: https://www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset.

11. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

eQ Oyj:n osakkeenomistajat, joilla on yhteensä yli 60 % yhtiön osakkeista ja äänimäärästä, ovat ehdottaneet, että hallituksen jäsenten lukumäärä pysyisi ennallaan eli hallitukseen valittaisiin kuusi jäsentä.

12. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

eQ Oyj:n osakkeenomistajat, joilla on yhteensä yli 60 % yhtiön osakkeista ja äänimäärästä, ovat ehdottaneet, että hallituksen palkkiot pysyisivät ennallaan eli hallituksen puheenjohtajalle maksetaan palkkiona 5.000 euroa kuukaudessa, hallituksen varapuheenjohtajalle 4.000 euroa ja hallituksen jäsenille 3.000 euroa kuukaudessa. Lisäksi ehdotetaan, että hallituksen jäsenille maksetaan 500 euron suuruinen kokouspalkkio kustakin hallituksen kokouksesta, johon he osallistuvat ja että matkustus- ja majoituskustannukset korvataan yhtiön kulukorvauskäytännön mukaan.

13. Hallituksen jäsenten valitseminen

Osakkeenomistajat ehdottavat, että hallituksen kokoonpano pysyisi ennallaan eli hallitukseen valittaisiin uudelleen Nicolas Berner, Georg Ehrnrooth, Timo Kokkila, Lotta Kopra, Janne Larma sekä Tomas von Rettig toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Kaikki ehdotetut jäsenet ovat antaneet suostumuksensa tehtävään. Lisäksi he ovat ilmoittaneet, että tullessaan valituiksi he valitsevat keskuudestaan hallituksen puheenjohtajaksi Janne Larman ja varapuheenjohtajaksi Georg Ehrnroothin.

14. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio yhtiön hyväksymän laskun perusteella.

15. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa, että toimikaudeksi, joka päättyy vuoden 2023 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, yhtiön tilintarkastajaksi valittaisiin tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab, joka on ilmoittanut KHT Tuomas Ilveskosken toimivan päävastuullisena tilintarkastajana.

16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaisi hallituksen päättämään yhteensä enintään 3.500.000 osakkeen antamisesta yhdessä tai useammassa erässä osakeannilla ja/tai antamalla osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettuja osakkeisiin oikeuttavia erityisiä oikeuksia. Määrä vastaa noin 8,83 prosenttia yhtiön osakkeiden kokonaismäärästä kokouskutsun päivämääränä.

Valtuutusta esitetään käytettäväksi mahdollisten yrityskauppojen tai -järjestelyjen rahoittamiseen ja toteuttamiseen, yhtiön taseen ja rahoitusaseman vahvistamiseen, yhtiön kannustinohjelmien toteuttamiseen tai muihin hallituksen päättämiin tarkoituksiin. Valtuutuksen ehdotetaan sisältävän hallituksen oikeuden päättää kaikista osakeannin sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:n mukaisten erityisten oikeuksien antamisen ehdoista, mukaan lukien osakkeiden tai osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien saajat ja maksettavan vastikkeen määrä. Valtuutus sisältää siten myös oikeuden antaa osakkeita tai erityisiä oikeuksia suunnatusti eli osakkeenomistajien etuoikeudesta poiketen laissa määritellyin edellytyksin. Osakeanti voi osakeyhtiölaissa mainituin edellytyksin olla myös maksuton.

Ehdotettu valtuutus kumoaisi aiemmat antivaltuutukset ja olisi voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 18 kuukautta yhtiökokouksen päätöksestä.

17. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat hallituksen ja osakkeenomistajien ehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla eQ Oyj:n internet-sivuilla osoitteessa www.eQ.fi. eQ Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, sekä yhtiön toimielinten palkitsemisraportti ovat saatavilla mainituilla internet-sivuilla viimeistään 2.3.2022. Hallituksen ja osakkeenomistajien päätösehdotukset ja tilinpäätösasiakirjat sekä yhtiön toimielinten palkitsemisraportti ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa, ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille.

C. Ohjeita yhtiökokoukseen osallistujille

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan vain äänestämällä ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti. Yhtiökokouksen ääniluettelo ja äänestysten tulokset määräytyvät yksinomaan ennakkoäänestyksen perusteella. 

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja 

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 11.3.2022 (täsmäytyspäivä) rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen vain äänestämällä ennakkoon.

2. Äänestäminen ennakkoon 

Ennakkoäänestys ja rekisteröityminen yhtiökokoukseen alkaa 15.2.2022 klo 10:00, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten julkaisemiselle on päättynyt. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen äänestämällä, tulee äänestää viimeistään 16.3.2022 klo 23:59, mihin mennessä ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä. 

Ilmoittautumisen ja äänestämisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot. Osakkeenomistajien yhtiölle tai Innovatics Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 15.2.2022 klo 10:00 – 16.3.2022 klo 23:59 välisenä aikana seuraavilla tavoilla: 

a) Internet-sivujen kautta https://www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset 

Sähköisessä ilmoittautumisessa ja ennakkoäänestämisessä vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla tai ruotsalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. 

b) Sähköpostin kautta 

Postitse tai sähköpostitse ennakkoon äänestävän osakkeenomistajan tulee toimittaa yhtiön internetsivuilta https://www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset viimeistään 15.2.2022 klo 9:00 alkaen saatavilla oleva ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / eQ Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi. Äänestyksen ohjeet ovat saatavilla yhtiön internet-sivuilla osoitteessa https://www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset.

Lisätietoja ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen liittyen on saatavissa puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana numerosta 010 2818 909 arkisin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00–16.00.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat 

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Myös osakkeenomistajan valtuuttama asiamies voi osallistua kokoukseen vain äänestämällä osakkeenomistajan puolesta ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen äänestyspalveluun ja ennakkoäänestykseen henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee rekisteröitymään ja äänestämään ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan puolesta.  

Asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Lakimääräisen edustusoikeuden voi osoittaa hyödyntämällä sähköisessä äänestyspalvelussa käytettävissä olevaa suomi.fi valtuudet -palvelua. 

Jos osakkeenomistaja haluaa osallistua Yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, kutakin arvo-osuustiliä koskevat erilliset valtuutusasiakirjat on toimitettava ja niillä on ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Malli valtakirjaksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla https://www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset 15.2.2022 klo 9:00 alkaen. Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan agm@innovatics.fi ennen ilmoittautumisajan päättymistä, mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä. Varsinaiset äänestysohjeet ovat saatavilla samoilla sivuilla 15.2.2022 klo 9:00 alkaen, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten julkaisemiselle on päättynyt.

4. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja 

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 11.3.2022. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 18.3.2022 klo 10.00 mennessä. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä ja huolehtimaan ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta. 

Lisätietoa asioista on saatavilla myös yhtiön internet-sivuilla osoitteessa https://www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset.

5. Virallisen yhtiökokouksen jälkeinen toimitusjohtajan esitys

Osakkeenomistajat kutsutaan seuraamaan virallisen yhtiökokouksen jälkeen samana päivänä klo 17.00 alkaen virtuaalisesti järjestettävää toimitusjohtajan esitystä, jonka jälkeen osakkeenomistajat voivat esittää kysymyksiä. Linkki videoyhteyteen tulee olemaan saatavilla yhtiön internetsivuilta www.eq.fi. Osakkeenomistajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että toimitusjohtajan esitys ei ole osa yhtiökokousta ja että tilaisuudessa esitettävät kysymykset eivät ole osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä. Osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitetut kysymykset tulee tehdä erikseen ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti.

6. Muut ohjeet/tiedot

Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen eQ.Yhtiokokous@eq.fi viimeistään 9.2.2022 klo 12:00. Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi yhtiökokoukseen sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon. Yhtiö julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset yhtiön internetsivuilla https://www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset  viimeistään 15.2.2022.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 9.3.2022 klo 16.00 asti sähköisessä ilmoittautumispalvelussa tai sähköpostitse osoitteeseen eQ.Yhtiokokous@eq.fi.

Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä yhtiön internetsivuilla https://www.eq.fi/fi/about-eq-group/hallinnointi/yhtiokokoukset 14.3.2022. Kysymysten ja vastaehdotusten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.

eQ Oyj:llä on kokouskutsun päivämääränä yhteensä 39.632.198 osaketta ja ääntä. Yhtiön hallussa ei ole omia osakkeita.

Helsinki 4.2.2022

eQ Oyj

Hallitus

Lisätietoja: Lakiasiainjohtaja Juha Surve, +358 9 6817 8733

Jakelu: Nasdaq Helsinki, www.eQ.fi

eQ-konserni on kotimainen varainhoitoon ja Corporate Finance -toimintaan keskittyvä yhtiöryhmä. eQ Varainhoito tarjoaa monipuolisia varainhoitopalveluita (ml. pääomarahastot ja kiinteistövarainhoito) sekä instituutioasiakkaille että yksityishenkilöille. Konsernin hallinnoitavat varat ovat noin 11,6 miljardia euroa. Konserniin kuuluva Advium Corporate Finance tarjoaa yritys- ja kiinteistöjärjestelyihin sekä pääomajärjestelyihin liittyviä palveluja.

Lisätietoa konsernista saa sivuilta www.eQ.fi.

 

Translate »

Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

by Off Site Reports time to read: 11 min
0